Se me ocurrió hacer un post así el día que vi que Juanan Milleiro escribía uno parecido en su blog personal. Me pareció realmente interesante no ya por el post en sí (que lo es), sino porque es una buena forma de compartir con los demás consejos y trucos sobre nuestra organización y que los demás aporten sus ideas también.

Así que, yendo al grano, ¿cómo me lo monto yo?

No me remontaré al inicio de los tiempos, sino que empezaré desde cuando descubrí el GTD. Para quien no lo sepa, el GTD es un método de organización personal ideado por David Allen en su gran libro “Organízate con Eficacia“. Explicar en este post en qué consiste el método sería demasiado tedioso, pero básicamente siguiendo lo que propone en su libro, organizarse bien en el trabajo y en la vida puede hacerse de una forma eficaz con la que ganaremos mucho tiempo y lo tendremos todo más ordenado.

Cuando me enteré de todo eso del GTD me empapé a conciencia leyéndome el libro, en internet, blogs, foros, etc… La verdad es que el método está genial pero al intentar aplicarlo me venía grande por todos lados. Está pensado para gente con un volumen de trabajo y de tareas que ni entonces tenía ni ahora tengo (por desgracia), por lo que me quedé con muchas cosas del método y lo adapté a mi estilo de vida.

Así que básicamente me organizo de la siguiente manera:

Del GTD he heredado lo de tener una aplicación dedicada exclusivamente a las tareas que tengo que hacer, con las típicas carpetas de “Bandeja de entrada”, “Algún día”, “En espera”, etc… Para ello utilizo Remember the Milk, tanto en mi iPhone como en el Mac como ya expliqué en este post. Los nombres de cada carpeta son bastante descriptivos, en la bandeja de entrada es donde introduzco las tareas nuevas en cuanto me llegan o se me ocurren, y luego las voy filtrando a las demás dependiendo de la acción que requiera, si es que se requiere una acción.

Algo que me pareció una idea del GTD es la famosa regla de los dos minutos. Dicha regla consiste en que si se te ocurre o te llega una tarea cuya duración es igual o menor de dos minutos (más o menos, si son 3 tampoco pasa nada) hazla en ese preciso momento. Es algo que desde que lo leí en el libro de Allen he seguido al pie de la letra y me ha servido de mucho. Hay multitud de tareas que se hacen rápidamente pero las dejamos para más adelante, y el forzarte a hacerlas en cuanto surgen y quitártelas de encima es muy eficaz.

En cuanto a las cosas que tengo que hacer pero tienen una fecha muy concreta, como cumpleaños, cita con el dentista, etc… lo que hago es apuntármelas en el calendario del Mac o del iPhone si no estoy en casa, y que me avisen con una alarma cuando llegue el momento. Al tener MobileMe en cuanto añado una tarea o en la agenda del iPhone o en la del Mac, automáticamente se me sincroniza con ambas agendas sin que yo tenga que preocuparme de nada.

También tengo una Moleskine que llevo siempre que salgo de casa, suelo apuntar ahí cosas que son muy largas como para escribirlas en el iPhone, ideas para el blog y cosas así. Mucho uso no le doy pero viene bien tenerla siempre a mano.

Para las tareas o cosas para hacer que me llegan a través del email uso el sistema de tener la bandeja de entrada a cero. Hace no mucho que lo llevo practicando y es de lo mejor que he hecho últimamente. Lo tengo todo súper filtrado, no me molesta el correo menos importante y los importantes de verdad y que requieren algo de tiempo los dejo en la bandeja de entrada, así como no hay casi ninguno los tengo siempre a la vista.

Algo muy típico, los post-its. En la Moleskine llevo siempre un fajo pequeño de ellos y en mi casa tengo bien a mano en mi escritorio un paquete entero. Son súper útiles para apuntar ideas o para hacérselas llegar a otras personas simplemente dejándoselas escritas donde puedan verlas. Un sistema fácil pero muy eficaz.

Sobre mi gestión en cuanto a internet reconozco que ahí tengo que mejorar muchísimo. Lo ideal sería fijarme unas horas para twittear, mirar Google Reader, etc… pero la verdad es que no sigo ningún horario fijo. Tengo el correo, Twitter y Google Reader siempre abiertos y a mano, y la verdad es que pierdo más tiempo del que debería con todas esas cosas.
En Twitter he optado por las listas para poder seguir a la gente que realmente me interesa sin perder horas leyendo tweets de todo el mundo.
Con el email he ganado bastante tiempo con los filtros y las reglas la verdad.
Y con Google Reader y el tiempo que paso procrastinando por internet como ya digo debería de proponerme unas horas concretas del día para mirarlos, pero al final los acabo abriendo a todas horas…

No todo podía ser tan perfecto como parecía al principio, ¿no?
Bueno pues así es a grandes rasgos como yo me gestiono el día a día y mi vida, ¿cómo lo hacéis vosotros?

Imagen cortesía de Niklas Jakobsen con licencia Creative Commons.