Este va a ser el primer artículo de una serie a la que originalmente he llamado: Organizando nuestro Gmail.
Los posts de esta serie no van a ser más que una forma de ayudaros o daros ideas para gestionar vuestro correo en Gmail explicando cómo yo me organizo con el mío.
Para inaugurar esta serie de artículos, voy a comenzar hablando de las etiquetas.
Qué son las etiquetas y para qué usarlas
En Gmail llaman etiquetas a lo que nosotros consideraríamos carpetas donde podemos almacenar emails de un mismo tema. Por ejemplo podemos crear una etiqueta llamada “Amigos” y meter allí todos los emails que nos lleguen de nuestro grupo de amigos, o “Compras” y meter allí todos los emails de facturas y compras que recibamos.
Podemos crear cuantas etiquetas queramos aunque lo ideal es minimizar lo máximo posible el número de ellas si queremos ser más efectivos en nuestra gestión personal.
Hay incluso métodos en los que nos recomiendan usar sólo tres etiquetas, aunque yo no lo hago así.
Creando nuestras propias etiquetas
Para crear una etiqueta nos dirigimos a Configuración – Etiquetas. Ahí ya veremos unas etiquetas que ya están creadas por el propio Gmail llamadas “Etiquetas del sistema” y que son las típicas de Destacados, Enviados, Borradores, etc… Si no queremos ver esas etiquetas en la barra lateral de Gmail le podemos dar a Ocultar.
Si queremos crear nosotros una etiqueta vamos un poco más abajo, escribimos un nombre y le damos al botón de Crear.
El objetivo de esta serie de posts es llegar a tener nuestro Gmail bien filtrado y con la bandeja de entrada a cero, así que os recomiendo que no creéis muchas etiquetas y que intentéis agrupar varios temas en una sola. Las etiquetas que yo utilizo son:
- Amigos y familia: Como su nombre indica aquí meto los emails de mi grupo de amigos y de mis familiares.
- Compras: Donde meto todos los recibos, facturas y justificantes de mis compras online.
- Leer y borrar: Una de mis carpetas más importantes. Aquí es donde me llegan correos que necesito leerlos pero no quiero que me molesten en la bandeja de entrada y además después de leerlos ya no tienen más uso, así que los borro. Por ejemplo: nuevos followers en twitter, mensajes de Facebook…
- Listas de correo: Estoy suscrito a varias listas de correo y con esta etiqueta las tengo todas a mano.
- Registros: Aquí meto todos los emails con sitios donde me registro, en los que normalmente tienes las contraseñas y algo de información interesante.
- Save the Geek: Etiqueta donde guardo todos los emails de comentarios, emails de consultas al blog, del hosting, etc…
- Trabajo y proyectos: En esta etiqueta archivo los correos sobre ofertas de trabajo y cosas importantes sobre mi futuro profesional.
- Twitter: Como bastante a menudo veo como en Twitter se me borran DMs, en esta etiqueta guardo todos los emails con DMs que me llegan, para no perderlos nunca.
Estas son mis etiquetas. Seguro que se podrían comprimir algo más pero tampoco considero que sean muchas. Cada uno tendréis vuestras propias necesidades pero os recomiendo sobre todo la carpeta de “Leer y borrar“, ya que como expliqué en este artículo, nos ayuda a tener la bandeja de entrad libre de emails poco importantes.
Con estas etiquetas también podemos hacer lo mismo que con las del sistema, podemos elegir cuáles se muestran en la barra lateral y cuáles queremos ocultar.
Con esto acaba este primer artículo de la serie. En el siguiente os enseñaré los filtros que yo uso y os ayudaré a crearlos para tener nuestro correo de Gmail mejor organizado aun. Podréis acceder siempre al índice de temas de la serie en la página que he creado expresamente para ello.
Espero que os haya parecido interesante el artículo, os invito a que lo comentéis y pongáis en común las etiquetas que utilizáis vosotros y qué uso les dais.
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