Sé que no soy ni el primero ni seré el último en hablar de este tema, pero me apetecía comentaros por qué me es útil a mi.
A lo que me refiero es a tener vacía nuestra bandeja de entrada del correo, con todos los emails bien filtrados en carpteas.
Hace no mucho comenté en un artículo algunas reglas útiles para filtrar mejor el correo electrónico. De esa forma a la bandeja de entrada sólo me llegaban los emails que yo considero más importantes y los demás no pasan por la bandeja de entrada sino que se filtran solos y van a parar a diferentes carpetas. Gracias a tenerlo así cuando me llega un nuevo email de que alguien me sigue en Twitter no lo veo en el icono del dock de Mail ni tampoco me avisa. Y no quiero que me avise porque ese email no es para nada importante. Esto lo tengo con emails de Facebook, listas de correo, de la iTunes Store, del hosting, etc..
Todos los anteriores son correos que me da igual leer en el momento o al cabo de unas horas, por eso no quiero que me molesten o me avisen en el preciso momento en el que llegan.
Pero claro, no todo el correo que recibo es así, recibo emails bastante importantes o que al menos sí que requieren que los lea en cuanto llegan, por lo que no están filtrados y sí que pasan por la bandeja de entrada. Esos correos en cuanto los leo los meto en carpetas que he creado específicamente para ellos.
Por ejemplo tengo una carpeta dedicada a los correos que me llegan de mis amigos, de mi familia, mensajes directos en Twitter, etc…
Total, que llegas a un punto en el que o el correo se te filtra solo o tu mismo lo filtras cuando lo has leído, por lo que me vino a la mente de poner en práctica el método de tener la bandeja de entrada a cero.
Creé todas las carpetas que fueron necesarias, algunas de ellas aglutinando varios tipos de emails, por ejemplo Twitter/Facebook, o Amigos/Familia. El caso era crear carpetas para todo pero no tener tampoco decenas de ellas.
Al final me salieron 12 carpetas, no pude mezclarlas más.
Una vez tuve carpetas para todo tipo de correos que me pueden llegar, comencé a crear reglas que se adaptaran a esas carpetas. Por ejemplo los emails de Twitter ahora van a una carpeta llamada Twitter/Facebook, etc…
Con eso ya hecho, comencé a filtrar TODOS los emails que tenía en la bandeja de entrada. No me dejé ni uno. Al no haber creado pocas carpetas precisamente todos tenían una carpeta en la que se podían incluir.
El proceso no fue corto, pero tampoco tan largo como me esperaba.
Al final del proceso tenía por fin mi bandeja de entrada a cero.
Y ahora es cuando alguno de vosotros se pregunta para qué tanto rollo con este método de gestionar el correo. Os lo explicaré.
El tener la bandeja de entrada a cero, multitud de carpetas y un buen sistema de filtrado de emails hace que cada vez que abro mi aplicación de correo (Apple Mail en mi caso) vea de un vistazo todos los email nuevos que son realmente importantes. Tal como lo tenía antes veía los importantes y docenas más debajo de ellos. Al tenerlo así es fácil no perderse y prestar la atención necesaria a esos emails.
Cuando los leo, los respondo si es necesario y los filtro.
Pero si por ejemplo son emails a los que no puedo responder en el acto o requieren una acción futura los dejo en la bandeja de entrada, no los filtro. Gracias a hacer esto es muy difícil que se me olvide o se me pase algo que tengo que hacer o responder en un futuro cercano. Es simplemente entrar en Mail y ver lo nuevo y lo antiguo que tengo que hacer y que es importante.
Por ejemplo ahora mismo tengo en mi bandeja de entrada sólo dos emails. Dos emails que hasta mañana no voy a poder hacer nada con ellos pero no quiero filtrarlos y que se pierdan entre la ingente cantidad de correo que tengo.
Mañana cuando entre en Mail los veré y será imposible que me olvide lo que tengo que hacer con ellos. Si se me olvida teniéndolos tan a la vista sería para hacérmelo mirar la verdad.
Yo la aplicación de correo que viene en Mac OSX, pero este método no entiende de sistemas operativos, lo podéis poner en práctica si usáis Outlook, Thunderbird o cualquier otra aplicación de escritorio que conozcáis. Incluso si como gestor de correo usáis la web de GMail también lo podéis hacer configurando bien las carpetas y etiquetas, todo es cuestión de ir a configuración e investigar.
Ponerlo en práctica no es algo que se pueda hacer en 15 minutos, requiere su tiempo, pensarlo bien, crear las carpetas y reglas necesarias y luego vaciar todo lo que tenemos en nuestra bandeja de entrada, pero os aseguro que el tiempo invertido merece totalmente la pena. Podéis aprovechar el fin de semana para hacerlo poco a poco por ejemplo.
Si al final os animáis a probarlo o si ya lo hacéis decidme qué os parece el sistema y si lo veis útil.
Imagen cortesía de SC Fiasco con licencia Creative Commons.
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