Sé que no soy ni el primero ni seré el último en hablar de este tema, pero me apetecía comentaros por qué me es útil a mi.
A lo que me refiero es a tener vacía nuestra bandeja de entrada del correo, con todos los emails bien filtrados en carpteas.
Hace no mucho comenté en un artículo algunas reglas útiles para filtrar mejor el correo electrónico. De esa forma a la bandeja de entrada sólo me llegaban los emails que yo considero más importantes y los demás no pasan por la bandeja de entrada sino que se filtran solos y van a parar a diferentes carpetas. Gracias a tenerlo así cuando me llega un nuevo email de que alguien me sigue en Twitter no lo veo en el icono del dock de Mail ni tampoco me avisa. Y no quiero que me avise porque ese email no es para nada importante. Esto lo tengo con emails de Facebook, listas de correo, de la iTunes Store, del hosting, etc..
Todos los anteriores son correos que me da igual leer en el momento o al cabo de unas horas, por eso no quiero que me molesten o me avisen en el preciso momento en el que llegan.
Pero claro, no todo el correo que recibo es así, recibo emails bastante importantes o que al menos sí que requieren que los lea en cuanto llegan, por lo que no están filtrados y sí que pasan por la bandeja de entrada. Esos correos en cuanto los leo los meto en carpetas que he creado específicamente para ellos.
Por ejemplo tengo una carpeta dedicada a los correos que me llegan de mis amigos, de mi familia, mensajes directos en Twitter, etc…
Total, que llegas a un punto en el que o el correo se te filtra solo o tu mismo lo filtras cuando lo has leído, por lo que me vino a la mente de poner en práctica el método de tener la bandeja de entrada a cero.
Creé todas las carpetas que fueron necesarias, algunas de ellas aglutinando varios tipos de emails, por ejemplo Twitter/Facebook, o Amigos/Familia. El caso era crear carpetas para todo pero no tener tampoco decenas de ellas.
Al final me salieron 12 carpetas, no pude mezclarlas más.
Una vez tuve carpetas para todo tipo de correos que me pueden llegar, comencé a crear reglas que se adaptaran a esas carpetas. Por ejemplo los emails de Twitter ahora van a una carpeta llamada Twitter/Facebook, etc…
Con eso ya hecho, comencé a filtrar TODOS los emails que tenía en la bandeja de entrada. No me dejé ni uno. Al no haber creado pocas carpetas precisamente todos tenían una carpeta en la que se podían incluir.
El proceso no fue corto, pero tampoco tan largo como me esperaba.
Al final del proceso tenía por fin mi bandeja de entrada a cero.
Y ahora es cuando alguno de vosotros se pregunta para qué tanto rollo con este método de gestionar el correo. Os lo explicaré.
El tener la bandeja de entrada a cero, multitud de carpetas y un buen sistema de filtrado de emails hace que cada vez que abro mi aplicación de correo (Apple Mail en mi caso) vea de un vistazo todos los email nuevos que son realmente importantes. Tal como lo tenía antes veía los importantes y docenas más debajo de ellos. Al tenerlo así es fácil no perderse y prestar la atención necesaria a esos emails.
Cuando los leo, los respondo si es necesario y los filtro.
Pero si por ejemplo son emails a los que no puedo responder en el acto o requieren una acción futura los dejo en la bandeja de entrada, no los filtro. Gracias a hacer esto es muy difícil que se me olvide o se me pase algo que tengo que hacer o responder en un futuro cercano. Es simplemente entrar en Mail y ver lo nuevo y lo antiguo que tengo que hacer y que es importante.
Por ejemplo ahora mismo tengo en mi bandeja de entrada sólo dos emails. Dos emails que hasta mañana no voy a poder hacer nada con ellos pero no quiero filtrarlos y que se pierdan entre la ingente cantidad de correo que tengo.
Mañana cuando entre en Mail los veré y será imposible que me olvide lo que tengo que hacer con ellos. Si se me olvida teniéndolos tan a la vista sería para hacérmelo mirar la verdad.
Yo la aplicación de correo que viene en Mac OSX, pero este método no entiende de sistemas operativos, lo podéis poner en práctica si usáis Outlook, Thunderbird o cualquier otra aplicación de escritorio que conozcáis. Incluso si como gestor de correo usáis la web de GMail también lo podéis hacer configurando bien las carpetas y etiquetas, todo es cuestión de ir a configuración e investigar.
Ponerlo en práctica no es algo que se pueda hacer en 15 minutos, requiere su tiempo, pensarlo bien, crear las carpetas y reglas necesarias y luego vaciar todo lo que tenemos en nuestra bandeja de entrada, pero os aseguro que el tiempo invertido merece totalmente la pena. Podéis aprovechar el fin de semana para hacerlo poco a poco por ejemplo.
Si al final os animáis a probarlo o si ya lo hacéis decidme qué os parece el sistema y si lo veis útil.
Imagen cortesía de SC Fiasco con licencia Creative Commons.
Yo también he intentado llevar esto a la práctica. El problema con los filtros es que, a medida que vas recibiendo más correos, poco a poco tienes que dedicar también bastante tiempo a gestionar los propios filtros. Yo creo que poco a poco voy a pasar de los filtros y voy a ir a por el Trusted Trio (http://lifehacker.com/182318/empty-your-inbox-with-the-trusted-trio)
No pinta nada mal ese método Aitor, lo malo para mi es que es demasiado parecido al GTD y a mi de momento el GTD me queda enorme.
He leído bastante sobre el tema y me he quedado con las pocas cosas que me pueden ser útiles ahora, se podría decir que lo he adaptado a mi.
Aun así, lo del trusted trio tiene buena pinta, me lo guardo para tenerlo a mano en un futuro, gracias!
Hola Álvaro. Es exactamente como lo hago yo también, aunque utilizo los filtros de Gmail en lugar de los de Mail. No tengo demasiadas etiquetas (Twitter, Facebook, Boletines, foros y poco más) aunque sí bastantes filtros. Este método me parece genial para tener la bandeja de entrada bastante limpia y tener sólo los correos “importantes”. Otra de las ventajas para mí es que así sólo me salen en el iPhone las notificaciones de los correos que me interesan (utilizo GPush para que me lleguen las notificaciones de los correos de Gmail).
Lleva su tiempo crear los filtros, pero creo que merece bastante la pena.
!Un saludo!!
Claro, lo bueno de esto es que todos pueden adaptar el método porque es válido para cualquier gestor de correo.
Como bien dices, lleva su tiempo pero merece la pena, yo estoy muy contento!
Un saludo
Yo siempre he utilizado filtros de correo para filtrar correo no deseado. Pero lo que nunca había hecho hasta hace poco es filtrar también el correo que sí quiero recibir: organizarlo.
Ahora mismo, como te comenté en Twitter, también utilizo la técnica de “bandeja de entrada a 0″, y realmente se nota.
En mi caso, más que distribuir (que también) he borrado un montón de mierda que tenía almacenada de esa que no borras porque ya lo hará luego, o por pereza, y acaba quedándose ahí sin tener ningún sentido. ¡Tenía hasta correos de Twitter almacenados con informas de nuevos seguidores a los que ya seguí en su día! Un caos, vaya.
Ahora, más o menos, está bastante decente. xD
Gran post y grandes consejos. Creo que todos necesitamos tener una gran organización en nuestro e-mail.
Hoy mismo publiqué yo un artículo con herramientas de organización
Gracias por el aporte!
Es un buen truco también este para borrar todos los correos que realmente teníamos que haber borrado pero que aun siguen en nuestro email Wizard, yo también lo hice jeje.
Tienes razón Daniel, todos deberíamos organizarnos más nuestro email, es algo que usamos todos los días y qué menos que tenerlo ordenado
Saludos!
pues yo utilizo GMail.
Hasta no hace mucho utilizaba Apple Mail para leer los mails de otras cuentas de correo (como las de mi Web) pero eso fue hasta que descubrí que podía redirigir cualquier tipo de correo (POP o IMAP a mi cuenta de Google)
Eso sí, creo que seguiré tu consejo y aplicaré algunos filtros para sacar de mi inbox el correo poco importante como las notificaciones de Facebook (aunque quizás debería plantearme el configurar el FB para no recibir correos del tipo “fulanito de tal se ha unido al grupo ….”)
yo uso el correo propio, lógicamente lo hago a través de thunderbird y con el móvil, cuando el teléfono se acerca al ordenador, se sincroniza todo automático. lo tengo todo en carpetas también, y es muy útil e importante,por todas las razones que has enumerado.
Yo lo intento pero me cuesta mucho tener ordenados los correos, ya tomé en práctica algunos de los consejos de tu anterior post. Me pondré a investigar un poco con el gmail porque la verdad es que lo que comentas me parece práctico
Como decís, es totalmente recomendable al menos filtrar los correos.
Lo de tener la bandeja a cero pues ya es más decisión de cada uno, pero filtrarlos es básico.
Saludets!
Buenas!!
La verdad es que parece muy práctico!! Yo soy de las que tienen todo en el inbox y no borra nunca ni un correo!! XD Lo que pasa es que los mails “chorras” me llegan a las antiguas direcciones de correo de hotmail… De forma que a mi app de Mail solo me llegan los importantes. Pero esta bien eso de que no se te olvide contestar a ningún correo, yo tengo que apuntarlo en la agenda… Cuando tenga tiempo, lo probare!! Sin duda!!
Gracias por la idea y suerte con el blog!!
Ya verás como si lo haces y te ordenas bien el correo lo ves todo muy mejor y te será más práctico
Si lo haces ya me cuentas eh?
Un saludet!
Es muy buena idea eso de organizar el correo… sobretodo para mí!
A ver si ahora que tengo más tiempo (y con tu ayuda) me pongo a ello!
Qué alegría leerte por aquí!!
Ya te ayudaré a configurar tu correo que lo he visto y lo tienes hecho un desastre jeje.
Un besote!
Desde que llegó Gmail…. ya no veo cual es la ventaja de utilizar un gestor de correos… el método de los “labels” es para mi aun mas practico q filtrar cada mail in una carpeta…ya q un mismo mail puede tener mas de un label.
Ejemplo: me llega un mail con una oferta de trabajo… pues esto pasaria a la carpeta “Job”…pero como me interesa contestar cuanto antes le pondria un label de “To be Answered”… asi q cuando me ponga con los mails…tampoco tengo q pensar en la carpeta “job”.
Por cierto todavía tenéis las alertas de Twitter? Para que?
A pesar de no tenerlas activadas tengo mas de 3000 mails en mi inbox…asi q dudo q puedo adoptar del todo el método de la “bandeja a cero” jejeje
Te comentaré la utilidad de usar una aplicación de escritorio. En mi caso particular Apple Mail.
Al ser la aplicación por defecto para el correo en Mac OSX la integración en mi ordenador es perfecta. A la hora de redactar un email es cien veces más potente de lo que puede ser el editor web de GMail, encima teniendo como tengo iPhone y MobileMe, la sincronización vuelve a ser perfecta, insuperable a como lo podría ser en versión web. Créeme, he usado GMail en web también. Encima en Mail puedes crear carpetas inteligentes y las posibilidades que tienes con ellas en cuanto al filtrado son brutales.
Además para cuando no estoy en casa y si estoy en otro ordenador puedo entrar en MobileMe y tenerlo todo igual que en casa, o sino con el iPhone.
La verdad que la versión web de GMail va cada vez a mejor, pero nunca podrá ser tan potente como una aplicación de escritorio, y menos aun si es en Mac (fanboy mode ON jeje).
Un saludo!