Se me ocurrió hacer un post así el día que vi que Juanan Milleiro escribía uno parecido en su blog personal. Me pareció realmente interesante no ya por el post en sí (que lo es), sino porque es una buena forma de compartir con los demás consejos y trucos sobre nuestra organización y que los demás aporten sus ideas también.
Así que, yendo al grano, ¿cómo me lo monto yo?
No me remontaré al inicio de los tiempos, sino que empezaré desde cuando descubrí el GTD. Para quien no lo sepa, el GTD es un método de organización personal ideado por David Allen en su gran libro “Organízate con Eficacia“. Explicar en este post en qué consiste el método sería demasiado tedioso, pero básicamente siguiendo lo que propone en su libro, organizarse bien en el trabajo y en la vida puede hacerse de una forma eficaz con la que ganaremos mucho tiempo y lo tendremos todo más ordenado.
Cuando me enteré de todo eso del GTD me empapé a conciencia leyéndome el libro, en internet, blogs, foros, etc… La verdad es que el método está genial pero al intentar aplicarlo me venía grande por todos lados. Está pensado para gente con un volumen de trabajo y de tareas que ni entonces tenía ni ahora tengo (por desgracia), por lo que me quedé con muchas cosas del método y lo adapté a mi estilo de vida.
Así que básicamente me organizo de la siguiente manera:
Del GTD he heredado lo de tener una aplicación dedicada exclusivamente a las tareas que tengo que hacer, con las típicas carpetas de “Bandeja de entrada”, “Algún día”, “En espera”, etc… Para ello utilizo Remember the Milk, tanto en mi iPhone como en el Mac como ya expliqué en este post. Los nombres de cada carpeta son bastante descriptivos, en la bandeja de entrada es donde introduzco las tareas nuevas en cuanto me llegan o se me ocurren, y luego las voy filtrando a las demás dependiendo de la acción que requiera, si es que se requiere una acción.
Algo que me pareció una idea del GTD es la famosa regla de los dos minutos. Dicha regla consiste en que si se te ocurre o te llega una tarea cuya duración es igual o menor de dos minutos (más o menos, si son 3 tampoco pasa nada) hazla en ese preciso momento. Es algo que desde que lo leí en el libro de Allen he seguido al pie de la letra y me ha servido de mucho. Hay multitud de tareas que se hacen rápidamente pero las dejamos para más adelante, y el forzarte a hacerlas en cuanto surgen y quitártelas de encima es muy eficaz.
En cuanto a las cosas que tengo que hacer pero tienen una fecha muy concreta, como cumpleaños, cita con el dentista, etc… lo que hago es apuntármelas en el calendario del Mac o del iPhone si no estoy en casa, y que me avisen con una alarma cuando llegue el momento. Al tener MobileMe en cuanto añado una tarea o en la agenda del iPhone o en la del Mac, automáticamente se me sincroniza con ambas agendas sin que yo tenga que preocuparme de nada.
También tengo una Moleskine que llevo siempre que salgo de casa, suelo apuntar ahí cosas que son muy largas como para escribirlas en el iPhone, ideas para el blog y cosas así. Mucho uso no le doy pero viene bien tenerla siempre a mano.
Para las tareas o cosas para hacer que me llegan a través del email uso el sistema de tener la bandeja de entrada a cero. Hace no mucho que lo llevo practicando y es de lo mejor que he hecho últimamente. Lo tengo todo súper filtrado, no me molesta el correo menos importante y los importantes de verdad y que requieren algo de tiempo los dejo en la bandeja de entrada, así como no hay casi ninguno los tengo siempre a la vista.
Algo muy típico, los post-its. En la Moleskine llevo siempre un fajo pequeño de ellos y en mi casa tengo bien a mano en mi escritorio un paquete entero. Son súper útiles para apuntar ideas o para hacérselas llegar a otras personas simplemente dejándoselas escritas donde puedan verlas. Un sistema fácil pero muy eficaz.
Sobre mi gestión en cuanto a internet reconozco que ahí tengo que mejorar muchísimo. Lo ideal sería fijarme unas horas para twittear, mirar Google Reader, etc… pero la verdad es que no sigo ningún horario fijo. Tengo el correo, Twitter y Google Reader siempre abiertos y a mano, y la verdad es que pierdo más tiempo del que debería con todas esas cosas.
En Twitter he optado por las listas para poder seguir a la gente que realmente me interesa sin perder horas leyendo tweets de todo el mundo.
Con el email he ganado bastante tiempo con los filtros y las reglas la verdad.
Y con Google Reader y el tiempo que paso procrastinando por internet como ya digo debería de proponerme unas horas concretas del día para mirarlos, pero al final los acabo abriendo a todas horas…
No todo podía ser tan perfecto como parecía al principio, ¿no?
Bueno pues así es a grandes rasgos como yo me gestiono el día a día y mi vida, ¿cómo lo hacéis vosotros?
Imagen cortesía de Niklas Jakobsen con licencia Creative Commons.
Algo estoy probando desde hace muy poco, de hecho me está costando bastante, pero ya he visto lo potente que puede ser es la técnica Pomodoro: http://www.pomodorotechnique.com/
Se trata de dividir nuestro tiempo de trabajo/estudio en intervalos de 25 min con 5 min de descanso. Cada 4 intervalos se descansa una media hora. Lo bueno es que te permite enfocarte mucho. Eso sí cuesta un poco al principio.
En un mundo plagado de posibles distracciones algo así nos puede ayudar mucho.
Buenas!!
Yo la verdad es que también estoy intentando aprender el GTD, o versiones de ellos, y estoy leyendo el libro de Berto Pena, pero como dices, ahora mismo me resulta dificil de aplicar, porque tanto tengo tanto volumen de trabajo como durante la carrera, pero bueno, intento aplicarlo en mi día a día para coger las bases ahora que no tengo demasiado que hacer, (bueno, que no son importantes, cosas para hacer siempre se sacan, jeje) para que luego me resulte más facil.
La verdad es que pensaba, que cuando me comprara el iPhone, sería la solución a mi vida, por el hecho de poder apuntarlo todo en cualquier momento y tenerlo sincronizado con el mac y demás, pero he descubierto, que hay muchas cosas que es mejor escribir en papel, cuando tienes mucho que escribir, o quieres hacer esquemas, dibujos o lo que sea..
Así que me compré una Moleskine, y estoy encantada con ella. Estuve mirando trucos y formas de organizarse y al final opté por poner post-its para separar distintas zonas de escritura, diferenciando GTD adaptado, los distintos proyectos que tengo, y otras listas que me gusta hacer (por ejemplo, cosas que me quiero ir comprando, para comprarlo en el mes que ande mas holgada de presupuesto y no dejarme llevar por el impulso, es más facil comprar lo que realmente necesitas; o cosas que voy prestando y a quien, que luego dejas libros y apuntes que no vuelven nunca
)
Y tengo los post-it puestos de colores que de un sólo vistazo, pueda encontrar el sitio donde quiero escribir.
Te dejo una imagen y todo, para que veas como me curro el comentario, que yo pocos pero de mucha calidad cada uno!! 
http://twitpic.com/13dgxf
Sobre lo mío ya lo sabes
Yo en las últimas semanas he empezado con una dieta de información muy muy drástica, volcando y leyendo todos mis starred de Google Reader / sin leer de Read it Later a mi delicious (http://delicious.com/andresmilleiro), así que ahí voy, poco a poco… haciendo Filtros en Gmail y sacando RSS de Google Reader 
Aitor: No había oído hablar de ese método, ahora mismo voy a echarle un ojo a ver qué tal. Gracias por el link, un saludo!
LadyCircus: Qué chula tu Moleskine! En rojo me gustan bastante, cuando me termine la que tengo ahora quizá me la compre roja. Yo estuve a punto de organizarme mi Moleskine con post-its como tu lo has hecho, pero como el uso que le doy es esporádico al final no lo hice. Una estructura similar la tengo en Remember the Milk.
En la Moleskine simplemente escribo cuando se me ocurre así que por ahora la dejaré tal cual venía de fábrica
Y muy cierto lo de la calidad de tus comentarios!
Juanan: Algún día me pondré a hacer lo mismo con mis favoritos de Google Reader porque la verdad es que hace no mucho que le di una segunda oportunidad a Delicious y me está encantando. Y el tener todo bien guardado y con tags es una gozada
Un saludo!
Yo hasta el momento no necesito un método de organización tan grande. Entre el trabajo y los temas personales casi de cabeza podría acordarme de la mayoría de cosas (tengo buena memoria) pero como siempre se ha dicho, “más vale lápiz pequeño que memoria grande”, así que antes de que se me olvide algo, lo apunto.
Para temas a corto plazo utilizo Things para Mac, donde ahí sí aplico en cierto modo el método GTD, pero en muy bajo nivel. Para el resto, iCal es mi solución.
En cuanto a Internet, como por suerte mi trabajo ahora mismo se basa en pasarme las horas delante del ordenador, si tengo faena no hago caso, y si no, tampoco me marco tiempo fijo o no para dedicarle a Reader, comentar en blogs, Twitter, Facebook, etc. Lo hago cuando puedo, y en el momento que tengo libre, va todo del tirón.
Saludos.
Yo tengo post its, alarmas, libretas, y apunto todo lo que se me ocurre, luego intento hacerlo todo pero es imposible, aunque viene fenomenal solo por la cantidad de cosas que de otra forma no te acordarías y acabarías no haciéndolas, y sigo la regla de los dos minutos, muy útil.
Wizard: Yo usaba Things en el Mac también, pero la sincronización con la app del iPhone era un coñazo, tener que estar conectados en al misma red wifi y hacerlo manualmente… El caso es que buscando otras que lo hicieran solas encontré RTM. Pero vamos, que me hace lo mismo que Things xD
Satrian: Realmente es súper útil la regla de los dos minutos, puede parecer una chorrada pero no lo es en absoluto.
Un saludo a los dos!
Yo ahora, gracias a http://www.thinkwasabi.com estoy descubriendo bastante el mundo de la productividad y la verdad, es bastante interesante y útil y los consejos que das en este post son bastante buenos.
Enhorabuen =)
La verdad es que gracias a Think Wasabi he aprendido un montón y he tomado prestados bastantes trucos, es uno de mis blogs de referencia desde hace mucho.
Un saludo Daniel!
Super útil tu post Álvaro! La verdad es que a mi me ayudaría mucho organizarme mejor,y creo q puede aumentar mucho mi productividad. Lo de las tareas de dos minutos puede parecer una chorrada pero creo q es muy muy útil! Ah! y estoy contigo, hace poco q descubrí el blog de Think Wasabi y creo que tiene cosas super interesantes. Un abrazo ;D
Mi organización es la siguiente:
Me levanto y mientras desayuno, leo unos cuantos feeds y visito unos cuantos blogs…
Luego en el trabajo, la organizacion es casi siempre la misma, primero verificar que todo lo deldia anterior se haya entregado, Verificar lo que llega por tren ese día, y planificar los camiones para diferentes puntos de españa y francia… (unos 50 por día)
Verificar el material que este en buen estado para mandarlo y luego hacer estadisticas…
Las preferencias y cosas extras las apunto en un post-it (uno por día) y cuando alguien me pide algo, le pido una valoración entre 1 y 10 según la urgencia y actúo en consecuencia… dejando lo menos urgente para el final, pero si tengo algo empezado no lo dejo para hacer otra cosa, siempre debo terminar lo que tenga empezado, es importante para mi,me evita errores. Los post-it los guardo pegados en folios durante 3 meses (nunca se sabe)…
Al llegar a casa, leo el resto de feeds, programo la foto del día siguiente si procede, y visito blogs… como el tuyo, por ejemplo.
Esto es en manera resumida…
Pues yo uso Evernote (Magic-iPod Touch-Pc), y Astrid, que está para Android y sincroniza hacia dos lados, RTM y el calendario de la Magic que es Google Calendar. El email, cada vez tengo más filtros y etiquetas, es muy cómodo. Ah y una app llamada Noodles-To Do List que es la tipica lista de cosas que apuntas y cuando has hecho vas tachándolas.
En fin, hay métodos y métodos, con esto más o menos tengo todo controlado y no se me olvidan cosas
Yo la verdad es que lo tengo de esta manera.
Me levanto sobre las 6.30 am, mientras que voy a clase y vuelvo se hacen las 15.00 pm mas o menos sin ver 1 ordenador jeje. Luego como, visito el reader, leo todo el Twitter, y miro el correo.
Después en el trabajo doy clase, o hago el papeleo que tengo y mientras lo 2º, tengo el twitter conectado y el facebook (farmville) luego vuelvo a casa sobre las 20.30 h y hago lo mismo que cuando llegué de clase. Las cosas deberé comprar una agenda, porque la verdad, de serie soy un poquillo despistado y si se me olvidan cosas luego la cago.
Después suelo cenar, ducharme, y si hay que estudiar pues eso, si no, o series, o Play3.
Dormir.
Básicamente el sistema que uso es el mismo que tú, también descubrí GTD gracias y Thinkwsasabi. Para mi el libro de David Allen debería se de lectura obligatoria en los colegios… en menos de un año he pasado de ser un absoluto desastre, con sobresaltos continuos de última hora por cosas que había olvidado a tener casi todo bajo control gracias a Evernote.
Muy buen artículo!
He encontrado este cronómetro que ayuda en el sistema Pomodoro por si a alguien le sirve: http://www.focusboosterapp.com/
Está hecho en AIR, con lo que sirve para PC, Mac y Linux.
Pequenayufiie: Me alegro de que te sea útil, y gracias por el pedazo de RT que me has hecho jeje.
La verdad que la regla de los dos minutos es genial, y el blog de Berto Pena también
Oscar: Muy buena la forma de organizarte con los post-its! Todo un arte la verdad.
Ces: Tu eres de los míos, con varias aplicaciones para gestionar tus tareas. Yo al final no uso todas, y mezclo entre ellas cosas, pero cada uno tenemos nuestro método y si al final no se nos olvida nada es que es bueno.
Carlos: Te recomiendo que te compres una agenda si. Aunque sea muy 1.0 es de lo mejor y realmente es lo más rápido para anotar cosas. Pruébalo y verás.
Jose Manuel: Veo que bebemos de las mismas fuentes. La verdad que el libro de David Allen ayuda muchísimo aunque al final no lo sigas al pie de la letra. Pero adaptando cosas a nuestra forma de ser y haciendo caso de otras se pueden obtener mejoras enormes. Muchas gracias!
Limay: Muchas gracias por el link, a ver si Aitor se ha pasado por aquí y lo lee. Si no ya se lo comentaré.
Lo dicho, muchas gracias!
Un saludo a todos y gracias por pasaros a comentar!
Soy muy muy poco organizada y no es porque no lo intente. Tengo unas agenda en la que voy escribiendo las cosas más importantes para no olvidarlas.
Pero en cuanto a mi tiempo me organizo fatal. Soy de las que dice: “Lo haré un poco más tarde”, más tarde no me da tiempo y entonces “Bueno mañana lo hago sin falta”.
Así que vivo sumida en el caos.
Algunas de las ideas que he visto en el post y links de los comentarios voy a intentar ponerlas en funcionamiento.
A ver si mi caos se va organizando XD
Intenta para empezar con lo de la regla de los dos minutos, que bien puede ser la regla de los 3 ó 4 minutos la verdad.
Empezar poco a poco pero siguiendo bien lo que haces es una buena opción.
Todo sea por mejorar
Un saludet!
Pues la verdad es que me interesan mucho este tipo de temas, porque hoy mismo me quejaba en mi blog de que el tiempo no me da xD Me he apuntado algunos programas que mencionas, y alguna cosilla más. Lo de la bandeja a cero hace tiempo que lo intento, y voy haciendo poquito a poco.
La regla de los 5 minutos es de lo mejor que existe, yo no sabía que formaba parte de un método, de hecho siempre intento hacerlo.
Je, qué didácticos son siempre tus posts. ;D
Un abrazo!
interesante artículo. Muchas gracias por el aporte