icono Mail

¿A quién no le ha pasado escuchar el sonido de un nuevo email, ir con cierta ilusión a leerlo y toparse con que un spammer te ha añadido a Twitter, una invitación a un evento chorra en Facebook, un mail de esos de las decenas de listas de correo a las que estamos suscritos, etc…
A mi me ha pasado muchas veces, y ya no es sólo por eso de la ilusión, también es por nuestro tiempo. Aunque quizá esa acción no dure más que unos pocos segundos, cuando la repetimos varias veces al día ya no es tan poco tiempo.

Es por eso que os voy a hablar sobre las reglas en el correo electrónico. Voy a comentarlas en la aplicación Mail, que viene en todos los ordenadores de Apple, supongo que en Outlook, Thunderbird o Gmail en la web se podrá hacer lo mismo pero con otro nombre.
Explicaré brevemente en qué nos pueden ayudar esas reglas y luego os pondré como ejemplos algunas de las que yo uso.

Si usamos Twitter, cada vez que alguien nos sigue, o nos envía un mensaje directo nos llega un email. Si es de un mensaje directo vale, porque puede ser importante, ¿pero realmente necesitamos saber en el acto que @fulanito acaba de seguirnos? Para eso se puede crear una regla que nos filtre ese tipo de mensajes y no nos salte el aviso de nuevo correo.
Normalmente estamos apuntados a varias listas de correo y tampoco nos es vital que nos salte el aviso de nuevo email en el momento que nos llegan. Con una sencilla regla podemos hacer que en vez de llegar a la bandeja de entrada, esos emails lleguen a una carpeta específica y aunque estén marcados como no leídos, no nos salte el aviso.

Además, muchos de estos emails los borramos después de leerlos, por lo que yo he creado un buzón en mi Mail llamado “Leer y borrar”. Todos esos emails de listas de correo, de quien nos sigue en Twitter, de quien nos añade en Facebook llegan ahí, no me molestan cuando van llegando y cuando yo mismo entro en Mail, los leo y los borro.

Vamos a lo práctico, creamos un buzón llamado “Leer y borrar”. Para crearlo, nos vamos al menú de arriba y seleccionamos Buzón -> Nuevo buzón…
Con ese buzón ya creado vamos a empezar a introducir las reglas. Nos vamos a Mail -> Preferencias y a la derecha del todo veremos la opción de Reglas.
Vamos a crear una para Twitter. Hacemos clic en “Añadir regla” y pondremos lo siguiente:

Regla de Twitter

Con esta sencilla regla, redirigimos todos los mails de Twitter avisándonos de que nos sigue alguien al nuevo buzón. Los emails de los mensajes directos no se ven afectados. Podemos aplicar esta regla para emails de Flickr, Facebook, etc… muy fácilmente creando otras reglas y redirigiendo esos correos al nuevo buzón.

Otro ejemplo, yo tengo un buzón llamado “Compras” donde meto todas las facturas de mis compras online que me llegan por email. Os pongo una imagen de cómo redirijo los emails de las facturas de la iTunes Store a ese buzón.

itunes regla

Un truco para los usuarios de Mail en Mac. Cuando nos llega un email afectado por estas reglas, aunque no vaya a la bandeja de entrada y no salga el aviso en el icono del Dock, sí que se escucha el sonido de nuevo email.
Para quitarlo, nos vamos a Preferencias -> General y desmarcamos la siguiente casilla. Así para los emails que no van a la bandeja de entrada no tenemos ningún tipo de aviso, ni visual ni de audio.

Preferencias de Mail

Bueno, esos dos son casos muy generales que todos tenemos. Insisto en que aunque he puesto ejemplos directos de una aplicación para Mac, estoy seguro que tanto en Gmail como en otras aplicaciones se puede, todo es cuestión de investigar un poco.
Os animo a que intentéis crear vosotros mismos vuestras propias reglas para mejorar vuestra experiencia con las aplicaciones de correo y el tiempo que perdemos con ellas.

¡Contarme vuestros trucos y recomendaciones en los comentarios!


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